对生产型公司的经营审计过程中,发现在采购与付款管理环节,存在一个共性的问题,那就预付款长期挂账.
针对这个问题,当时也与审计同行、财务方面的朋友进行了一些交流和沟通,但截至目前,对于这个问题如何规避?一旦发生,如何解决没有实现突破性的解决?
黄冈仁和会计培训学校今天将这个问题分享出来,同时站在审计的角度谈谈看法,希望在审计实践中碰到同类问题的同行也可以反馈和交流。
预付挂账的五个主要表现形式:
1、主要集中在工程施工、设备采购和一些零星的供应商层面;
2、形成时间长,大多供应商已经破产甚至渺无音讯;
3、业务负责人员调岗、离职等原因造成业务衔接不到位,难以确认责任人或者确认解决办法;
4、货到票未到,财务无法进行账务处理;、
5、财务与业务部门未进行实质性的跟踪和账务核对、跟踪解决此类问题,导致财务账面数据与业务台账数据存在差异。
既然对于存在的问题进行了分析,那么接下来就是两个方面的工作,一是如何解决存在的预付问题,也是一直困惑我的问题?我认为:
1、财务部门与业务部门必须进行数据的核对确认;
2、业务部门对此类问题进行梳理,根据不同情况确定不同的解决方式;
3、对于还存在的供应商,应进行账务核对,加大开票督促。部分供应商为了不开发票,对供应产品尾款也不再索要,估计开票可能性就比较小;
4、对于已经消失了找不到供应商的,在货到的前提下,如果必要的话,是否考虑发票的代开呢?
5、对于供应商消失,确实无法进行解决的预付,需要落实是否收到货物?是否存在预付损失?在进项税管理方面的损失进行核算等等?
6、对业务负责人进行一定程度的绩效考核管理。
二是如何规避类似问题的发生。我的建议:
1、供应商选择的管理,就需要对规模、信用等问题进行一定程度的掌握和了解;
2、采购人员财务知识的培训和强调,尤其在合同签订、付款方式、发票开具等业务管理细节的风险等问题要进行充分的培训,让每个人必须清楚什么样才算一个业务的真正闭环处理。
3、同样是对业务人员,必须在预付款项管理方面培养风险意识,并确定一定的绩效考核指标。
4、预付等往来业务核对及清账管理的及时性;不管是财务人员、业务人员都要对往来账务的核对作为常规工作来做,以避免时间较长,预付款项无法收回或者形成损失;
5、过程管理,就是审计监督职能的体现必须跟上,对于此类问题,必须是审计的重点内容。
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