老板的私人费用报销

  有时老板出国是为公司公务，但回来报差旅费的发票里掺杂了很多给家人亲友带的手信，因为国外购物通常没有我们国内的那种发票嘛，所以都是商场的购物小票，上面的品名都是衣服、玩具、化妆品之类的，一看就是私人费用。黄冈仁和会计培训学校为大家详述如下，希望对你们有所帮助。

  这位网友没有处理这种情况的经验，因为TA自称以前在一个央企的地市级子公司，虽然也不大，但上级单位每年都会派内审来审计，所以公司高管不怎么敢报销私人费用，所以现在TA经常烦恼老板的这些私人费用该怎么处理。

  其实这种事米粒也很头疼。以前在外企工作，隔一两年就会有集团的内审团队来驻场审计，特别是美国上市公司要遵循FCPA和SOX404法案，销售部门要是被抽到一张舞弊的招待费发票，整个团队被开除的都有呢。如此严打，谁还敢报销乱七八糟的费用。所以姐也是没经验的，也是到目前这家被投企业后慢慢琢磨的。所以今天只能谈点心得，不一定适用于所有单位，权当参考吧，也欢迎有经验的私企小伙伴多留言支招~

  首先要区分公司有没有费用报销的制度。有制度总归是一个可以明规则执行控制的标准。然而在中国的私企，制度这俩字更多的时候只能让我们呵呵。

  没制度的情形反而比较好办，直接请示老板建立制度，老板明面上肯定也支持，但喜欢报销私人费用的老板通常也有“只许州官放火不许百姓点灯”的私心，TA让你建这个制度是为了约束公司员工，可不是为了约束自己。所以较后变成这个制度往往定义得很模糊，比如没有量化的定额标准（每人/每天/每次/每车.......），或没有明确需要什么书面的支持性文件，较终执行起来还是依靠审批人主观判断真实性，这种制度等同于没有。

  还有老板可能赞成的定额报销的制度，比如“私车公用”的交通补贴，按税务要求也是要企业与个人签订车辆租赁协议，且个人收款后需要去税局代开发票，企业才能将这笔费用在所得税前列支。多数有这种“交通补贴”制度的公司都不会这么麻烦，都是让员工自己找够交通费的发票来报销即可，所以这些公司都有税务风险。

  所以较合规的处理是将这种现金报销的补贴发放在工资里。当然，老板极可能也会反对，原因无非是不想交个税。

  那么，强硬的财务总监就得跟老板摊牌：反正公司是你的，你的那些私人费用（也包括作为“福利”支付给员工的现金费用报销）如果不走工资发放程序不交个人所得税，想走公司的费用就得做企业所得税调整，弄不好被税务局稽查出来还有被罚款的风险。

  上周的文章有网友留言说，这种私企既没有上市计划，也不股权融资引进外部投资人，老板如果没有精细化管理的诉求，财务对这些私人费用报销没啥好法子。我回复说，貌似这类公司的账证表只有税务局看，所以仅此能拿出来吓老板的就只剩税务局了。

  然而，这些公司又通常有两套账，而且老板还会要求财总平时注意做好对税务局的公关，拿税务处罚吓唬TA也未必管用。所以很多财务经理人才不得不妥协，原因无非是怕惹怒老板丢了饭碗。

  这一点就要自己掂量了，毕竟每个人的能力和所在公司情况、自己在老板心中的地位都不同。如果你评估自己的某些能力或资源对老板不可或缺、公司无人替代（比如融资渠道），大可挺直腰板跟TA直言：要么按我说的做，要么你另请高明。据我的经验，这招还是管用的。你要能帮TA提升收入、降本增效、融来资金，TA没那么傻为了那点私人费用弃用你。

  如果你评估自己拿不出一样这种“杀手锏”，那你其实也不能过多抱怨老板——既然TA雇你和雇别人对TA的贡献是无差别的，那你又凭啥要求TA比其他公司的老板更守规矩、更合你的意？

  所以，我们之所以妥协，本质上还是因为对自己的能力不自信。

  接下来再说老板不反对用非定额补贴式的制度规范费用报销的情形。具体到流程规范层面，怎么去减少甚至杜绝老板的私人费用？米粒个人总结了两个法子，一是要求提交费用发生的事由明细说明，二是定期“晒单”。

  要求提交费用事由明细说明的意思是，费用报销不能只有发票，要有业务情节性的描述。比如业务招待费报销，每笔费用要填写“业务招待申请单”，写明招待对象/单位/人名、招待日期、洽谈什么业务、招待形式（宴请、娱乐、礼品、购物卡等等）、招待人数/次数/天数等等。要求写得越详细，那些不真实的私人消费就越不容易把谎编圆，越容易暴露漏洞。不能自圆其说，自然给了财务拒绝的理由。

  晒单，是指把同等级的高管、部门负责人报销的费用定期公示，没有BI报表、ERP系统也无所谓，邮件、微信群里贴数据统计结果的图表就行，谁报得多一目了然。多晒几次，总有脸皮薄的人不好意思再报私人消费的发票。

  晒单的法子验证了一个事实——透明，是所有法治程度高的组织（包括国家）的共性。

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